英文メールで取引先にアポイントをとる時の例文

ビジネスメールを打つ様子

面会の約束をする場合、おそらく一番いいのは電話でお願いすることでしょう。けれど、相手が海外にいる場合は時差があって電話できないこともあるでしょうし、電話で捕まらない場合もあるでしょう。そうなるとメールで面談を申し込むことになります。

けれど、気心知れた相手なら別ですが、初対面やよく知らない相手だと、どうしても書面ではぎこちなさが漂います。今回はそんな初対面の相手に対しても悪印象を残さないような、面談のお願いメールの書き方について見てみましょう。

本文は丁寧に、でもタイトルは簡潔に

まずメールのタイトルから。特に相手がよく知らない人の場合、メールのタイトルで中身が判断できないと、すぐ開いてもらえない、または読まずに捨てられてしまう可能性もあります。

ですので、メールのタイトルは”Hello”や、”My name is XXX”といった挨拶調のものは避けて、ダイレクトに”Request for an appointment(またはmeeting)”など、簡潔で分かりやすいものにしましょう。

いきなりお願いをする前に・・・

では本文に入っていきましょう。丁寧に書いたからと言って、いきなり「お時間をいただけないでしょうか?」では、やはり訝しまれてしまいますよね。まずは自己紹介、紹介者がいればその人の名前、いきなりメールで連絡する非礼(と、その理由も)を詫びると丁寧でしょう。

例文で見て行くことにしましょう。

My name is Eikara. I am a manager at XX company which hosts a web-site about learning English.
I was referred to you by Ms. Aoki, our mutual friend who works for YY corporation.I have tried to contact you by phone, but unfortunately, I could not reach you. So please forgive my sending this email directly.


(英語学習のサイトを運営するXX社のマネージャーをしております、エイカラと申します。共通の友人である、YYコーポレーションの青木さんよりご紹介いただきました。何度かお電話したのですが、残念ながら通じませんでした。ですので、直接メールをお送りしますことをお許しください)

いよいよ面談の申し込み!

前段の挨拶と自己紹介が済んだら、いよいよ面談の申し込みです。まずは「お会いしたいのですが」「お時間をいただけますか」などにあたる言い回しはを、いくつか見ていきましょう。

I would like to make an appointment at your convenient time.

(ご都合の良い時に面談のお約束をさせていただけないでしょうか)
If possible, I would like to ask for your time for a meeting.

(可能であればミーティングのためにお時間をいただきたく思います)

I would like to meet with you to discuss about XX.

(XXについてお話しするためにお会いできないでしょうか)

お願いをしたら、たたみ込むように「いつにしましょうか?」というのが常道ですよね。時間や場所についての都合を聞くフレーズをいくつかあげてみましょう。

When would be a good time (day) to meet?

(お会いするのにご都合の良い時間(日にち)はいつ頃でしょうか?)

Which day (place) will be convenient for you?

(ご都合の良いお日にち(場所)はどちらでしょうか?)

Would you let me know of your availability?

(ご都合をお教えいただけないでしょうか?)


さらに丁寧にしたい場合はWould you “kindly” let me know…とします。

終わりまで気を抜かず、印象良く!

用件はここまでで後は結びの文章ですが、顔が見えないコミュニケーションですから、確認事項やお礼など、最後まで丁寧にすることを心がけると良いでしょう。いくつか例となる文章をあげてみますね。

I will confirm our appointment when the date approaches.

(日にちが近づきましたら、また確認をさせていただきます)

I will send you the reference document in prior to our meeting.

(ミーティングの前に、参考資料をお送りします)

Thank you for your consideration.

(ご検討いただき、ありがとうございます)

I look forward to meeting you.

(お会いするのを楽しみにしております)

おわりに

特に面識のない人が相手だと、コミュニケーションは慎重に、丁寧に取らないと第一印象が悪いものになってしまいます。メールだとハードルは高くもありますが、納得いくまで書き直しができるのも良いところです。

メールを上手に使って、スムーズなアポ取りに役立てましょう!

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佐々木希世

記事一覧

高校からの10年をアメリカで過ごし帰国。外資系コンサルティング会社や大学院勤務を経て、コミュニケーション設計のプロフェッショナルとして独立。職場における関係者間の意思疎通をスムーズに行うことで生産性を上げる方法などを、著書やワークショップを通じて提供している。フリーライターとしてもビジネス書からママ向けオンライン・マガジンへの寄稿など、幅広い分野で執筆活動を行っている。

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