ビジネスでよく使うメールの書き出し・結びのフレーズ集

ビジネスメールを打つ様子

仕事上のメールを書く場合、伝えるべき内容は決まっていても、それをどうやって切り出すか日本語でも悩むことは多いですよね。どうやってメールを締めくくるべきか・・・についても同様だと思います。

今回はそんな皆さんに、書き出しと結びに特化した、英語メールでよく使うフレーズをいくつかご紹介したいと思います。

メールの書き出しでよく使うフレーズ

Dear Mr. (Ms.) / Dear sir or madam / To whom it may concern

冒頭の「親愛なる〜様」の書き方です。相手の名前が分かっている場合は”Dear Mr. (またはMs.)” でOK。注意したいのは、特に仕事の場合、女性に対してMiss.やMrs.は使わないこと。ハラスメントに敏感なアメリカでは、これら未婚・既婚を想起させる表現は差別的と取られることがあります。

一方、名前が分からない場合は、後者二つのどちらかになります。ただし、“To whom it may concern”は日本語で言うと「関係者各位」にあたるような無機質な響きがあるので、温かみを加えたい場合は”Dear sir or madam”の方が良いでしょう。

“Dear all” や “Dear everyone” といった表現もありますが、知らない人に対しては通常使いません。社外の人やあまり知らない人に送るメールには使わない方が無難でしょう。

I hope this mail finds you well

直訳すれば、「このメールがお元気なあなたと出会えますように」という不可解な一文ですが、日本語で言えば「お元気にご活躍のことと存じます」といった感じのフレーズです。メール本文の書き出しによく使われます。

I am writing in regards to ~

「〜についてご連絡さし上げています」という意味のフレーズです。

例えば:

I am writing in regards to the conference call scheduled on next Tuesday
(来週の火曜日に予定されている電話会議についてご連絡しています)

というような使い方をします。

In response to your email

これは先方からすでにメールをもらっていて、それに返信する場合のフレーズです。「頂いたメールに関する件ですが」というような意味になります。”In regards to your email”でもOKです。

This (email) is to ~

このメールにて〜させて頂きます。というフレーズ。〜の部分には”follo-up on~”(〜についてフォローアップ)、”confirm”(確認)、”inquire about~”(〜について伺う)、”thank you for~”(〜についてお礼する)といった言葉が入ります。

例えば質問のメールの場合だとこのようになります:

This is to inquire about the advertisement you have posted on May 7th.
(5月7日に掲載された広告についてお伺いします)

The reason I am writing this email is because ~

「ご連絡(メール)を差し上げている理由は〜のためです」というフレーズです。

We are pleased to inform you ~/ We regret to inform you ~

良いニュース、悪いニュースをお知らせする場合の書き出しです。例えば良いニュースの場合:

We are pleased to inform you that we decided to begin your service starting next month
(来月から御社のサービスを利用することが決定しました旨、謹んでご報告致します)

というような使い方をします。

My apology for the belated reply

「お返事が遅れまして申し訳ありません」という一文です。”belated” は ”late”でも良いですし、”reply” は ”response” を使ってもOKです。

メール後半や結びによく使うフレーズ

I have attached ~ for your review

「〜を添付しましたのでご覧下さい」という一文です。”Attached please find ~”という言い方でもOKです。

Please reply at your earliest convenience

「お手すきの時にご返信ください」というフレーズ。シンプルに”Please reply ASAP (またはas soon as possible)”(すぐにご返信ください)といっても構いませんが、前者の方がより丁寧です。

また”reply” は “respond” を使っても構いません。

Don’t hesitate to contact me ~

「〜でしたら、ご遠慮なくお知らせください」という一文。よく使われるのは:

Don’t hesitate to contact me if you have any questions or need further information
(ご質問、またはさらに情報が必要でしたらご遠慮なくお教えください)

というフレーズです。同様の意味で、”Please let me know with any questions you may have”というような言い方もポピュラーです。

I look forward to hearing from you soon

「近日中のご返信をお待ちしております」という意味のフレーズ。”look forward”の後は”hearing from”のほかにも”talking with”(お話しする)、“seeing”(お会いする)などがありますが、いずれの場合も動詞を現在進行形にするのを忘れずに!

With best (kind / warm) regards,

結びのフレーズです。”With best regards,”だと少しカジュアル、または男性的な響きを感じる人もいるかもしれませんので、場面や相手にあわせて使い分けるようにしましょう。気心知れた相手なら”best,”だけで終わらせてしまう場合もあります。

終わりに

メールでの連絡は、顔が見えないだけに言葉遣いにも気を使いますよね。特にビジネスの場面で社外の人にメールを送る場合、カジュアルになりすぎず、とはいえ硬くなりすぎない表現を選ぶことが大切です。

電話でのフォローアップも組み合わせながら、上手に英文メールを活用しましょう!

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佐々木希世

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高校からの10年をアメリカで過ごし帰国。外資系コンサルティング会社や大学院勤務を経て、コミュニケーション設計のプロフェッショナルとして独立。職場における関係者間の意思疎通をスムーズに行うことで生産性を上げる方法などを、著書やワークショップを通じて提供している。フリーライターとしてもビジネス書からママ向けオンライン・マガジンへの寄稿など、幅広い分野で執筆活動を行っている。

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